Iedereen weet dat de best practice in het bedrijfsleven is om afspraken schriftelijk vast te leggen. Maar veel eigenaren van kleine bedrijven doen het niet. In mijn ervaring draagt een combinatie van factoren bij aan deze fout. Mensen uit het bedrijfsleven willen vaak geen extra kosten toevoegen aan een zakelijke deal door ‘de advocaten’ erbij te betrekken. Verder zijn zakelijke deals vaak tijdgevoelig, waardoor mensen vaak denken dat ze geen tijd hebben om een advocaat te raadplegen. Hier zijn tien elementen van een goed contract. Volg deze stappen en je kunt het zelf doen.
1. Zet het op schrift
Vaak zijn mondelinge overeenkomsten wettelijk en bindend; ze zijn echter meestal duurder en moeilijker afdwingbaar voor de rechtbank (in sommige situaties zijn ze helemaal niet afdwingbaar). De meeste overeenkomsten moeten schriftelijk worden vastgelegd. En hier begint de ellende. Ik heb klanten contracten van de ene zakelijke overeenkomst laten gebruiken in een tweede, andere situatie met desastreuze gevolgen. Een schriftelijke overeenkomst is minder riskant dan een mondelinge overeenkomst, maar alleen als u een document hebt waarin duidelijk de rechten en plichten van beide partijen staan vermeld in geval van onenigheid. Het gebruik van vormpartnerschapsovereenkomsten of contracten van online verkopers kan net zo slecht zijn als het hergebruiken van oude overeenkomsten zonder ze zorgvuldig te herzien. In één geval vertegenwoordigde ik een partner in een partnerschapsgeschil. De partijen hadden online een samenwerkingsovereenkomst gekocht en de overeenkomst liet de individuele partners specifiek toe om met de samenwerking te concurreren. Hoewel die clausule in strijd is met het gezond verstand, heeft geen van beide partijen de overeenkomst gelezen en begrepen. Daardoor was het afdwingbaar tot grote schrik van een van de partners.
2. Houd uw deal recht.
In tegenstelling tot wat veel advocaten denken, heb je niet veel juridische “mumbo-jumbo” nodig om een contract afdwingbaar te maken. In plaats daarvan is er behoefte aan korte, duidelijke zinnen met een eenvoudig, logisch koppensysteem dat de lezer een routekaart geeft naar wat er in de alinea staat. En ja, je kunt je eigen contract schrijven als je er wat moeite voor doet. Net zoals je de olie van een moderne auto zou kunnen verversen of aan je badkamertegel zou kunnen werken. U moet de kosten tijdig afwegen ten voordele van het inschakelen van een advocaat. Een ervaren advocaat zou u vooraf een vast bedrag moeten kunnen citeren, vrijblijvend, dus het kan geen kwaad om het te vragen.
3. Behandel de persoon die namens het bedrijf contracten kan sluiten.
Verspil geen tijd aan het onderhandelen over een zakelijke overeenkomst met een junior persoon die alles moet goedkeuren met iemand boven hem (of haar) in het bedrijf. Als u niet zeker weet wie de bevoegdheid heeft om een bedrijf te binden, vraag het dan.
4. Beschrijf de partijen nauwkeurig.
Vermeld de juiste juridische namen van de partijen bij het contract. Maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.
5. Vermeld de details in de schriftelijke overeenkomst.
In de overeenkomst moeten de rechten en plichten van elke partij worden vermeld. De meeste advocaten nemen taal op in een contract waarin staat dat de schriftelijke overeenkomst de volledige overeenkomst tussen de partijen is.
6. Specificeer betalingsverplichtingen.
Uiteraard komen de meeste contracten voort uit deals waarbij de ene partij goederen of diensten levert en de andere ervoor betaalt. Geef aan wanneer de betalingen moeten worden gedaan en de voorwaarden voor het doen van betalingen. Als u in termijnen gaat betalen of alleen wanneer het werk naar uw tevredenheid is voltooid, zeg dat dan en vermeld datums, tijden en vereisten. Overweeg ook de betalingswijze op te nemen: cheque, een cheque of creditcard.
7. Maak afspraken over omstandigheden die het contract beëindigen.
Het is zinvol om de omstandigheden vast te stellen waaronder partijen de overeenkomst kunnen beëindigen. Als een partij bijvoorbeeld te veel belangrijke deadlines mist, moet de andere partij het recht hebben om het contract te ontbinden zonder juridisch in de problemen te komen wegens het schenden (schenden) van de overeenkomst.
8. Specificeer hoe geschillen zullen worden opgelost en of de winnende partij honoraria en kosten van advocaten zal worden toegekend.
Schrijf in uw overeenkomst wat u en de andere partij zullen doen als er iets misgaat. Ik ben geen fan van arbitrage. Vooral in Californië is het een zeer dure aangelegenheid met de gepensioneerde rechters die optreden als arbiters en enorme vergoedingen eisen. Veel rechters geven openlijk toe dat ze met pensioen zijn gegaan om meer geld te verdienen als arbiters. U wilt ook zorgvuldig overwegen of de winnende partij in een juridisch geschil advocaatkosten en de kosten van de rechtszaak, zoals griffierechten, deponeringskosten en dergelijke, wordt toegekend. Dit kan een goed idee zijn als u misschien moet vechten voor een bescheiden bedrag, zoals $ 100.000,00 (Ik weet het, ik weet het… Op dit moment denk je dat ik een ongewoon idee heb van bescheiden!) De realiteit is dat u zonder een clausule over advocaatkosten alleen in naam een overwinning kunt behalen, aangezien arbitrages en rechtszaken duur zijn. Aan de andere kant, als je meer kans hebt om het contract te schenden dan aan de andere kant, wil je misschien geen clausule over advocatenhonoraria/kosten.
9. Kies een staatswet om het contract te regelen.
Als u en de andere partij zich in verschillende staten bevinden, moet u slechts één van de wetten van uw staat kiezen om op het contract van toepassing te zijn om later plakkerig juridisch getouwtrek te voorkomen, en ik kan geen enkele reden bedenken waarom u zou willen procederen volgens de wetten van een andere staat dan Californië terwijl ik dit schrijf. Daarnaast wilt u aangeven waar u op grond van het contract gaat bemiddelen, arbitreren of procederen. Dit is een belangrijk ding om te overwegen wanneer een contract door een andere partij wordt aangeboden. Als u bijvoorbeeld franchisenemer wilt worden en u krijgt uiteindelijk een juridisch geschil, dan moet u dit wellicht duizenden kilometers verderop vervolgen volgens de staatswetten die sterk verschillen van de wetten van Californië.
10. Houd het vertrouwelijk.
Wanneer het ene bedrijf een ander bedrijf inhuurt om een dienst uit te voeren, krijgt het andere bedrijf vaak toegang tot gevoelige bedrijfsinformatie. Uw overeenkomst moet wederzijdse beloften bevatten dat elke partij alle zakelijke informatie waarvan zij kennis krijgt tijdens de uitvoering van het contract vertrouwelijk zal behandelen. Dit beding is heel wat anders dan een concurrentiebeding. Californische wetten op non-concurrentiebedingen zijn uniek en het onderwerp van een andere post.