5 tips om een geslaagde evenement te organiseren


29 november 2019 Facebook Twitter LinkedIn Google+ Tips


Evenementen organiseren

Een goede evenement ontstaat niet vanzelf. Je zal echt actie moeten ondernemen! Een evenement organiseren leer je door te doen. De eerste evenementen draaien vaak verlies en zijn vaak je leermomenten om langzaam maar zeker succes te boeken. Van het kiezen van goede communicatiemiddelen, zoals het drukken van flyers, tot het prikken van een geschikte datum; hieronder staan alvast vijf tips om van jouw evenement een succes te maken.

1.)   Wat zijn je doelstellingen eigenlijk?

Wellicht heb je in de schoolbanken al wel eens gehoord van de term SMART. Je hebt hier veel varianten op. Het is in ieder geval belangrijk om voor je evenement concrete doelen op te stellen. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Aantrekkelijk, Resultaatgericht en Tijdsgebonden. Simpeler verwoord is het van belang om achteraf te kunnen meten of je doelstelling hebt gehad, bepaal een tijdspad en kies je voor een specifieke en uitdagende doel. Zo is een doelstelling zonder getallen eigenlijk geen doelstelling. Wees hier niet lichtzinnig in, want zonder een goede doelstelling is de kans op succesvol evenement klein.

2.)   Op welk moment kan je je evenement het beste inplannen?

Ook dit is een bepalende factor in het succes van je evenement. Bekijk bijvoorbeeld goed of je evenement niet in de vakantie valt. Controleer bijvoorbeeld ook de evenementenkalender. Sommige grote evenementen kunnen net op je ideale datum vallen, wat heel veel bezoekers kan kosten.

3.)   Waarom zou men naar je evenement moeten komen?

Dit is ook een heikel punt. Bepaal een goede waardepropositie, waarbij je een toegevoegde waarde voor de consument moet leveren en daadwerkelijk anders moet zijn. Heb je hier moeite mee? Vul dan de waardepropositie canvas in. Misschien vind je het in eerste instantie iets te veel op school lijken, maar door te ontdekken wat de behoeftes van de klanten zijn en er achter te komen waarom klanten naar jou komen kom je al een heel eind. In de waardepropositie komen een aantal vragen voor die de kern van de klantbehoefte vormen:

  • Tegen welke problemen lopen klanten aan?
  • Waar ergeren klanten zich zowel voor, tijdens als na de uitvoering van een taak aan?
  • Welke belangrijke taken wil je hebben dat de klanten uitvoeren?
  • Welke problemen, waar klanten tegenaan lopen, wil je hebben dat opgelost moet worden?
  • Welke voordelen wil je klant realiseren?

4.)   Hoe kom je onder de aandacht?

Een van de laatste fases is het kiezen van een geschikte promotiemiddel. Hierbij is het van belang om eerst te kijken wie de doelgroep eigenlijk is. Segmenteer hierbij bijvoorbeeld naar demografische, geografische en psychografische kenmerken. Hiermee worden bevolkingskenmerken bedoeld als leeftijd en geslacht. Psychografische gaat over de levensstijl, dus hobby’s, voorkeuren en interesses. Afhankelijk van je doelgroep zet je de juiste communicatiemiddel in.

Flyers laten bedrukken werkt bijvoorbeeld alleen goed als de doelgroep zich vaak op die plek langskomt. Wil je studenten benaderen? Flyer dan rond hogescholen en universiteiten. Zo heb je de juiste mensen te pakken!

5.)   What if-scenario’s

Tot slot: bedenk vooraf goed wat er allemaal mis zou kunnen gaan en heb hierop een oplossing. Zo ben je voorbereid op het allerergste. Door goed voorbereid te zijn op alle risico’s kan je goed anticiperen op wat komen gaat. Wat als het flyeren bijvoorbeeld niet heeft opgeleverd wat je had gehoopt? Een goede evenement vergt niets voor niets een goede voorbereiding!